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临沂南坊会计培训学校:如何管理备用金?

2018年06月28日 本站原创 临沂银桥会计学校 字体:


备用金是指企业预付给职工和内部有关单位用作差旅费、零星采购和零星开支,事后需要报销的款项。备用金业务在企业日常的现金收支业务中占有很大的比重,因此,对于备用金的预借和报销,既要有利于企业各项经济业务的正常进行,又要建立必要的手续制度,并认真执行。

一、有关备用金的预借、使用和报销的手续基本内容如下:

1.职工预借备用金时,要填写一式三联的“借款单”,说明借款的用途和金额,经本部门和有关领导的批准后,方可领取。

2.职工预借备用金的数额应根据实际需要确定,数额较大的借款,应以信汇和电汇的方式解决,防止携带过多的现金,预借的备用金应严格按照规定的用途使用,不得购买私人物款。

3.职工使用备用金办事完毕,要在规定期限内到财会部门报销,剩余备用金要及时交回,不得拖欠。报销时,应由报销人填写“报销单”,并附有关原始凭证,经有关领导审批。

企业的财会部门对于备用金的预借、使用和报销负有重要责任,要严格掌握,认真进行审核。执行国家有关财经制度,不得任意提高开支标准,对于违反国家规定的开支,应坚持原则,拒绝支付或不予报销。

二、备用金的核算

备用金的总分类核算,应设置“其他应收款”科目,它是资产类科目,用来核算企业除应收票据、应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项,包括各种赔款、罚款、存储保证金、备用金、应向职工收取的各种垫付款项等。在备用金数额较大或业务较多的企业中,可以将备用金业务从“其他应收款”科目中划分出来,单独设置“备用金”科目进行核算。

备用金的明细分类核算:一般是按领取备用金的单位或个人设置三栏式明细账,根据预借和报销凭证进行登记。有的企业为了简化核算手续,用借款单的第三联代替明细账(借款单第一联是存根,第二联出纳据以付款),报销和交回现金时,予以注销。

三、备用金的管理

备用金的管理办法一般有两种:

1.随借随用、用后报销制度,适用于不经常使用备用金的单位和个人;

2.定额备用金制度,适用于经常使用备用金的单位和个人。

定额备用金制度的特点是对经常使用备用金的部门或车间,分别规定一个备用金定额。按定额拨付现金时,记入”其他应收款“或“备用金”科目的借方和“库存现金”科目的贷方。报销时的金额直接记入“库存现金”科目的贷方和有关科目的借方,不需要通过“其他应收款”或“备用金”科目核算。  

两种备用金管理制度业务处理方法比较

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